Quais custos do evento variam com os convidados?
Mais participantes podem não alterar o aluguel do local. Multiplicar todo o orçamento pelo aumento de público pode distorcer a previsão.
Fixo ou por pessoa
Classifique local e equipamentos conforme a proposta real; calcule alimentação por pessoa somente quando cobrada assim. A lista detalhada facilita escolhas; fornecedores podem ter modelos diferentes.
Uma mesma base em cada linha
Informe o custo completo: 40 convidados a 25 custam 1000. Registre a conta nas notas. Não some preço individual com aluguel integral do espaço.
Antes de compartilhar
Compare a soma com seu limite, conforme o princípio geral de orçamento do consumer.gov. Explique premissas e gastos excluídos e imprima a versão combinada. Isso não substitui plano de segurança ou autorização.
Referências: Federal Trade Commission — Making a Budget
Exemplo: mais 10 convidados
Local 600, equipamentos 200 e alimentação 40 × 25 = 1000 totalizam 1800. Com 50 pessoas: 600 + 200 + 1250 = 2050 se os outros preços não mudarem.
O aumento é 250, não 450 como ao elevar o orçamento inteiro em 25%. Confira limites do pacote e necessidade de espaço maior.