参加人数で変わるイベント費用、変わらない費用
参加者が増えても会場費が同じなら、予算全体を人数の比率で増やすだけでは正しく見積もれません。
固定費か人数比例か
会場や設備は実際の見積もりに従って分類します。飲食も1人単価の契約の場合に人数で計算します。内訳があると判断しやすくなりますが、業者ごとに料金体系は異なります。
各行には費目の総額を
40人に1人25なら、費用欄は1000です。式はメモに残します。1人単価を会場全体の金額にそのまま足さないようにしましょう。
共有する前に確認
consumer.govの一般的な予算の考え方と同様、合計を支出上限と比べます。前提と対象外を明示し、合意した版を印刷します。安全計画や開催許可の代わりにはなりません。
例：参加者が10人増える場合
会場600、設備200、飲食40 × 25 = 1000で合計1800。50人なら他の価格が同じ場合、600 + 200 + 1250 = 2050です。
増加は250で、全体を25%増やした450ではありません。プランの人数上限や会場変更の追加費用を確認しましょう。